Văn Phòng bệnh viện

1. Địa chỉ: tầng 1, nhà P, Bệnh viện Bạch Mai

2. Điện thoại: 02438686390

3. Email: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

4. Cơ cấu tổ chức:

4.1. Sơ đồ tổ chức:

4.2. Nhân lực:

• Biên chế của Văn phòng sẽ theo quyết định của Giám đốc Bệnh viện và được điều chỉnh theo nhu cầu công tác và theo đề xuất của Văn phòng Bệnh viện.
• Tổng số nhân lực của Văn phòng Bệnh viện hiện tại gồm 11 người (6 viên chức; 5 hợp đồng lao động), trong đó: 3 Thạc sĩ, 6 Cử nhân, 2 Trung cấp và trình độ khác. Nhân sự được sắp xếp vào các tổ chuyên môn, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Lãnh đạo Văn phòng Bệnh viện.

5. Ban lãnh đạo đương nhiệm:

ThS. Nguyễn Thị Hương
Chánh Văn phòng bệnh viện

Tập thể cán bộ viên chức Văn phòng bệnh viện

6. Lịch sử hình thành

        Văn phòng Bệnh viện được thành lập theo Quyết định số: 2839/QĐ-BM do Giám đốc Bệnh viện Bạch Mai ký ngày 29/10/2020 trên cơ sở phòng Đối ngoại - Hợp tác quốc tế, sáp nhập các bộ phận Văn thư và lưu trữ, Lễ tân và Hội trường từ phòng Hành chính Quản trị.

• Tên đơn vị:   Văn phòng Bệnh viện
• Tên viết tắt tiếng Việt: VPBV
• Tên tiếng Anh: Bach Mai Hospital Office
• Tên viết tắt tiếng Anh: BMHO

7. Chức năng nhiệm vụ

        Văn phòng Bệnh viện có chức năng tham mưu giúp việc cho Hội đồng quản lý và Ban Giám đốc Bệnh viện tổng hợp, theo dõi và đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc và trực thuộc Bệnh viện Bạch Mai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bệnh viện; tổ chức thực hiện thống nhất công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; công tác kiểm soát thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bệnh viện Bạch Mai; công tác lễ tân và hội trường; công tác thư ký và công tác hợp tác quốc tế theo quy định của pháp luật.

7.1. Tổ tổng hợp

• Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư và lưu trữ; là đầu mối tiếp nhận, kiểm tra và phân loại toàn bộ công văn, hồ sơ, chứng từ… đến và đi của các đơn vị trực thuộc Bệnh viện và cá nhân, tổ chức khác trước khi trình Ban Giám đốc.
• Hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức, đơn vị thuộc Bệnh viện trong việc thực hiện các quy định của pháp luật về giữ bí mật thông tin; tài liệu liên quan đến chức năng quản lý nhà nước của Bệnh viện.
• Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị các báo cáo tổng hợp phục vụ các cuộc họp của Bệnh viện và cung cấp thông tin về các chính sách y tế cho người dân và cơ quan chức năng khi có yêu cầu.
• Kiểm tra về thể thức; kỹ thuật trình bày, trình tự, thủ tục hành chính trong việc ban hành dự thảo văn bản hướng dẫn và văn bản hành chính do Bệnh viện chủ trì soạn thảo.
• Hướng dẫn, tập huấn, kiểm tra, giám sát và đôn đốc các đơn vị thuộc Bệnh viện thực hiện thống nhất các quy định của Nhà nước và của Bộ Y tế về công tác văn thư, lưu trữ.
• Tổ chức đón tiếp, hướng dẫn khách đến công tác tại Bệnh viện; chịu trách nhiệm về công việc khánh tiết trong các sự kiện chung của Bệnh viện và các công việc đột xuất khác có liên quan.
• Tổ chức thực hiện công tác hội trường.
• Tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả phương tiện xe ô tô để phục vụ các hoạt động theo quy định.
• Thực hiện công tác hành chính của Văn phòng.
• Thực hiện công việc khác theo sự phân công của Lãnh đạo Văn phòng Bệnh viện.

7.2. Tổ kiểm soát hành chính, pháp chế

• Phối hợp với các đơn vị thuộc Bệnh viện xây dựng, theo dõi và đôn đốc việc triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bệnh viện, chương trình làm việc của Ban Giám đốc Bệnh viện; các chương trình phối hợp công tác giữa Bệnh viện và các cơ quan.
• Phối hợp với các đơn vị thuộc Bệnh viện tổ chức đánh giá định kỳ, đột xuất tình hình thực hiện nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác của Bệnh viện đã được phê duyệt; tổng hợp, theo dõi, đôn đốc và báo cáo tình hình thực hiện các ý kiến chỉ đạo, kết luận của Ban Giám đốc Bệnh viện tới các đơn vị thuộc Bệnh viện.
• Tham gia xây dựng các quy chế, quy định, quy trình thủ tục hành chính.
• Đôn đốc, kiểm soát chất lượng công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bệnh viện.
• Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện công khai thủ tục hành chính tại trụ sở nơi trực tiếp tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính và công khai trên cổng thông tin điện tử Bệnh viện.
• Nhập, đăng tải công khai, tích hợp, khai thác, quản lý dữ liệu thủ tục hành chính của Bệnh viện trên Cơ sở dữ liệu Ngành Y tế và Quốc gia về thủ tục hành chính.
• Hướng dẫn, đôn đốc và tổ chức thực hiện triển khai cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính tại Bệnh viện theo quy định.
• Tổ chức thực hiện rà soát, đánh giá thủ tục hành chính; kiến nghị, đề xuất các giải pháp, sáng kiến đơn giản hoá thủ tục hành chính.
• Tổ chức triển khai cải cách thủ tục hành chính tại Bệnh viện.
• Tham mưu tổ chức kiểm tra việc thực hiện hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính tại Bệnh viện.
• Tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ đối với cán bộ, viên chức và người lao động làm đầu mối thực hiện nhiệm vụ hành chính tại các đơn vị trong Bệnh viện.
• Thực hiện công việc khác theo sự phân công của Lãnh đạo Văn phòng Bệnh viện.

7.3. Tổ Đối ngoại - Hợp tác Quốc tế

• Lập kế hoạch và tổ chức các hoạt động hợp tác quốc tế trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Bệnh viện; là đầu mối liên lạc, giao dịch với các tổ chức, nhà tài trợ quốc tế về lĩnh vực y tế; chủ động khai thác các nguồn viện trợ với các tổ chức, cá nhân nước ngoài; tranh thủ sự viện trợ, giúp đỡ của nước ngoài về vật chất, kỹ thuật, kiến thức để xây dựng và phát triển Bệnh viện.
• Đầu mối trao đổi, soạn thảo nội dung hợp tác và tổ chức ký kết thỏa thuận hợp tác giữa Bệnh viện Bạch Mai và với các đối tác nước ngoài.
• Phối hợp với tất cả các đơn vị có hợp tác quốc tế triển khai thực hiện tất cả các chương trình, dự án hợp tác quốc tế của Bệnh viện đã ký kết và hợp tác.
• Đầu mối trao đổi, xây dựng chương trình và tổ chức lễ ký kết thỏa thuận hợp tác giữa bệnh viện Bạch Mai với các cơ quan trong và ngoài nước; phối hợp các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung hợp tác và triển khai các nội dung, đề án, dự án hợp tác đã được ký kết. Đồng thời giám sát tiến độ thực hiện các nội dung trong hợp tác và báo cáo Hội đồng quản lý và Ban Giám đốc.
• Phối hợp với các đơn vị liên quan, đề xuất với Ban Giám đốc cử cán bộ, viên chức, người lao động thuộc Bệnh viện đi học tập, nghiên cứu ở nước ngoài hoặc tham gia các hoạt động hợp tác quốc tế.
• Đầu mối tổ chức và quản lý người nước ngoài đến làm việc, học tập, nghiên cứu tại Bệnh viện theo kế hoạch hợp tác giữa Bệnh viện với các tổ chức quốc tế.
• Hỗ trợ người nước ngoài đến khám và điều trị tại Bệnh viện theo quy định tương hỗ quốc tế của Bộ Y tế và người bệnh nước ngoài đến khám dịch vụ tại Bệnh viện.
• Thực hiện công việc khác theo sự phân công của Lãnh đạo Văn phòng Bệnh viện.

7.4. Tổ Thư ký

* Tổ chức thực hiện công tác thư ký:

• Tham mưu, tư vấn và đề xuất cho Lãnh đạo cấp trên các vấn đề còn tồn đọng từ đó có những giải pháp, phương hướng xử lý, giải quyết công việc.
• Tiếp nhận, kiểm tra, sắp xếp toàn bộ công văn giấy tờ, chứng từ… từ tổ Tổng hợp trước khi Giám đốc/Hội đồng Quản lý Bệnh viện phê duyệt.
• Trả lại toàn bộ hồ sơ, giấy tờ được Giám đốc/Hội đồng Quản lý Bệnh viện phê duyệt cho tổ Tổng hợp và phản hồi ý kiến của Giám đốc/Hội đồng Quản lý Bệnh viện cho Lãnh đạo Văn phòng.
• Tham mưu cho Lãnh đạo Văn phòng xây dựng lịch công tác cho Giám đốc/Hội đồng Quản lý Bệnh viện, xếp lịch hẹn, đón tiếp khách/đối tác.
• Phối hợp với tổ Tổng hợp làm báo cáo tiến độ công việc các phòng chức năng.
• Chuẩn bị tài liệu và thông tin theo yêu cầu của Giám đốc/Hội đồng Quản lý Bệnh viện.
• Tham dự họp và ghi chép biên bản theo yêu cầu của Giám đốc/Hội đồng Quản lý Bệnh viện.
• Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý các cuộc gọi.
• Trong trường hợp Giám đốc vắng mặt có các công việc cần xử lý gấp thì thay mặt Giám đốc truyền đạt lại quyết định của Giám đốc đến Lãnh đạo Văn phòng.
• Phối hợp với các phòng/ban để thực hiện các công việc liên quan cho Giám đốc/Hội đồng Quản lý Bệnh viện khi được yêu cầu.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công, chỉ đạo của Lãnh đạo cấp trên.