Thông tin đơn vị
1. Lịch sử hình thành
- Ngày 29/10/2020, Văn phòng Bệnh viện Bạch Mai được thành lập theo Quyết định số 2839/QĐ-BM trên cơ sở phòng Đối ngoại - Hợp tác quốc tế, sáp nhập các bộ phận Văn thư và Lưu trữ, Lễ tân và Hội trường từ phòng Hành chính quản trị.
- Ngày 31/3/2025, Văn phòng Bệnh viện được hợp nhất với phòng Kiểm soát nội bộ theo Quyết định số 1528/QĐ-BM.
2. Cơ cấu tổ chức
- 01 Chánh Văn phòng
- 01 Chủ tịch Công đoàn
- 01 Bí thư Đoàn thanh niên
- 03 tổ chuyên môn:
- Tổ Hành chính chung;
- Tổ Đối ngoại - Hợp tác quốc tế;
- Tổ Tổng hợp - Kiểm soát
3. Chức năng, nhiệm vụ
- Văn phòng Bệnh viện là phòng chức năng thuộc Bệnh viện Bạch Mai, chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Bệnh viện; có chức năng tham mưu, giúp việc cho Đảng ủy, Ban Giám đốc Bệnh viện về công tác hành chính - văn thư; công tác đối ngoại - hợp tác quốc tế và công tác tổng hợp - kiểm soát.
4. Những hoạt động nổi bật
4.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hành chính, quản lý văn thư
- Từ năm 2015 đến nay, Bệnh viện Bạch Mai đã ứng dụng Hệ thống quản lý và điều hành văn bản điện tử Voffice của Bộ Y tế để nhận và gửi công văn từ Bộ Y tế, các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế và các đơn vị có tài khoản trên Trục liên thông văn bản điện tử của Chính phủ. Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin, việc chuyển giao văn bản giữa Bệnh viện Bạch Mai và các đơn vị nói trên được nhanh chóng, kịp thời, chính xác, tiết kiệm được chi phí chuyển phát nhanh và không cần phải in nhiều bản giấy, đồng thời có thể theo dõi được luồng xử lý văn bản trên Hệ thống.
- Theo định hướng phát triển, Bệnh viện Bạch Mai hướng tới mô hình bệnh viện thông minh. Chuyển đổi số đóng vai trò then chốt để hiện đại hóa công tác hành chính và văn thư. Từ năm 2023, Bệnh viện đã chính thức triển khai hệ thống quản lý văn bản và điều hành, góp phần nâng cao hiệu suất, tối ưu hóa nguồn lực và tăng cường tính minh bạch, chuyên nghiệp.
- Hàng năm, Bệnh viện xử lý trên 23.000 lượt văn bản trên phần mềm quản lý văn bản.
4.2. Xây dựng và ban hành quy chế Văn thư lưu trữ
- Tháng 02/2022, Bệnh viện Bạch Mai ban hành Quy chế Văn thư – Lưu trữ sau khi được Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ thẩm định, nhằm chuẩn hóa công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
- Đến nay, 100% đơn vị trực thuộc (54/54 đơn vị) đã triển khai thực hiện Quy chế, bảo đảm tuân thủ đúng quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ. Việc soạn thảo, ban hành văn bản được thống nhất theo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày và đúng thẩm quyền nhờ đó phát huy hiệu quả công việc do hạn chế được tối đa sai sót và rút ngắn thời gian xử lý công việc. Các nghiệp vụ Văn thư lưu trữ khác như lập, quản lý hồ sơ; bảo quản, lưu trữ tài liệu và sử dụng con dấu cũng được nghiêm túc thực hiện góp phần đã góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp, minh bạch và hiệu quả trong công tác hành chính; đồng thời tạo nền tảng cho việc ứng dụng công nghệ thông tin và thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư – lưu trữ của bệnh viện.
4.3. Đối ngoại
- Văn phòng Bệnh viện là đầu mối tổ chức tiếp đón các Bệnh viện trong nước, cũng như các đoàn đến từ các Cơ quan, Ban, Ngành đến tham quan và chia sẻ kinh nghiệm, ký kết hợp tác, cắt băng khánh thành, khai trương… Qua đó giúp tinh gọn việc tổ chức, đảm bảo khâu đón tiếp chu đáo, tăng tính hiệu quả phối hợp giữa các đơn vị trong Bệnh viện, góp phần nâng cao hiệu quả hợp tác và mức độ hài lòng của các đơn vị đến làm việc.
4.4. Hợp tác Quốc tế
- Trải qua 115 năm hình thành và phát triển, Bệnh viện đã không ngừng lớn mạnh, trong đó hợp tác quốc tế luôn đóng vai trò then chốt, là một trong những nhiệm vụ quan trọng. Hàng năm, Văn phòng Bệnh viện phối hợp chặt chẽ với các đơn vị trực thuộc Bệnh viện đón tiếp khoảng 150 đoàn với hơn 800 khách quốc tế đến làm việc tại Bệnh viện gồm Nhật, Mỹ, Úc, Pháp, Hàn Quốc, Thái Lan, Singapore, Đài Loan,… với các mục đích thăm quan, chia sẻ kinh nghiệm, chuyển giao công nghệ, tổ chức hội thảo, thực hiện dự án,…
- Tiếp đón các đoàn cấp cao: Bệnh viện Bạch Mai là đơn vị hiện được Bộ Y tế, Bộ Ngoại giao, tổ chức JICA, Đại sứ quán các nước như Nhật Bản, Hoa Kỳ… chọn là nơi tiếp đón các đoàn cấp cao và luôn được đánh giá cao trong công tác tổ chức chu đáo, chuyên nghiệp và tuân thủ quy định của pháp luật. Nhiều đoàn cấp cao như: Đoàn Nghị sĩ Thượng viện Nhật Bản, Đại sứ Hoa Kỳ tại Việt Nam, Chủ tịch và Phó Chủ tịch JICA qua các thời kỳ… Bệnh viện cũng đã phối hợp tổ chức thành công Lễ kỷ niệm 50 năm thiết lập quan hệ ngoại giao Việt Nam - Nhật Bản với sự tham dự của Đại sứ Nhật Bản tại Việt Nam, Chủ tịch Hội Việt Nam - Nhật Bản.
- Ký kết hợp tác: Bệnh viện đã kí kết nhiều hợp tác với các bệnh viện và tổ chức quốc tế của Hoa Kỳ, Nhật Bản, Anh, Pháp, Đức, Úc, Thái Lan, Hàn Quốc, Đài Loan,... về các lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu, trao đổi cán bộ,... Thông qua các chương trình hợp tác này, đội ngũ cán bộ của Bệnh viện có cơ hội tiếp cận các mô hình y tế tiên tiến, tham gia đào tạo, giao lưu học thuật và nâng cao năng lực chuyên môn, góp phần nâng cao chất lượng khám chữa bệnh và hội nhập quốc tế.
- Tổ chức hội nghị, hội thảo: Văn phòng Bệnh viện tham gia hỗ trợ các đơn vị và trực tiếp tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế với quy mô lớn về lĩnh vực Tim mạch, Hồi sức cấp cứu và Chống độc, Truyền nhiễm, Nhi khoa, Hô hấp…
- Thực hiện dự án: Văn phòng Bệnh viện phối hợp với các đơn vị trong Bệnh viện thực hiện nhiều dự án quan trọng khác như: dự án với JIHS (NCGM), Espoir, JPMA, JICA (Nhật Bản), HI (Pháp-Mỹ), FHI360 (Mỹ)… với nhiều hoạt động như chuyển giao kỹ thuật, đào tạo, phục hồi chức năng, sử dụng AI trong y tế, hỗ trợ trang thiết bị… Trong đó phải kể đến các dự án nổi bật như:
- Dự án với JIHS (NCGM) và JPMA Nhật Bản: Dự án với NCGM và JPMA Nhật Bản triển khai rất nhiều hoạt động, tập trung vào tăng cường đào tạo nguồn nhân lực, thiết bị y tế, dược lâm sàng… Các hoạt động chính bao gồm: hợp tác y tế khu vực, chăm sóc theo nhóm tại Trung tâm Đột quỵ, phòng viêm phổi do thở máy (VAP), quản lý an toàn trang thiết bị y tế, hỗ trợ cấp phát thuốc và thúc đẩy sử dụng thuốc tại Việt Nam. Trong năm 2024, dự án đạt nhiều kết quả nổi bật như: Chuyên gia NCGM sang đào tạo trực tiếp tại bệnh viện vào tháng 9, đồng thời 17 cán bộ Bạch Mai được cử sang NCGM học tập vào tháng 11; hai bên duy trì trao đổi chuyên môn và hội chẩn định kỳ hàng tháng…
- Dự án với JICA Nhật Bản: Dự án kiểm chứng hướng tới phổ cập với khu vực tư nhân về mô hình quản lý tích hợp giữa trường học đào tạo về điều dưỡng phong cách Nhật Bản với trung tâm điều dưỡng tại Việt Nam do JICA tài trợ, phối hợp với công ty TNHH Espoir Nhật Bản thực hiện. Với tổng kinh phí gần 758.000 USD, dự án hỗ trợ Trường Cao đẳng Y tế Bạch Mai đào tạo giảng viên, cung cấp thiết bị, xây dựng chương trình và tài liệu giảng dạy cho nhân viên chăm sóc, đồng thời hoàn thiện cơ sở cho mô hình chăm sóc người cao tuổi bền vững.
- Dự án với HI do USAID tài trợ: Dự án Tăng cường Chăm sóc Y tế và Đào tạo Phục hồi Chức năng - ADMIRE là sự hợp tác giữa Bệnh viện và Tổ chức Fédération Handicap International, do USAID Hoa Kỳ tài trợ, với tổng kinh phí hơn 400.000 USD. Mục tiêu dự án là củng cố lộ trình chăm sóc bệnh nhân đột quỵ tại Trung tâm Đột quỵ và Trung tâm Phục hồi chức năng. Trong khuôn khổ dự án, Bệnh viện đã triển khai nhiều hoạt động đào tạo quốc tế, nhiều cán bộ nhân viên Bệnh viện đã có cơ hội sang học tập, trao đổi tại Thụy Sĩ, Canada, Hoa Kỳ, Lào,… góp phần nâng cao chất lượng điều trị và phục hồi chức năng theo chuẩn quốc tế.
- Đào tạo sinh viên quốc tế: Bệnh viện Bạch Mai là điểm đến học tập của hàng trăm sinh viên y khoa quốc tế mỗi năm, đến từ nhiều quốc gia như Anh, Đức, Pháp, Đan Mạch, Nhật Bản… và học viên quốc tế đến từ Myanmar, Lào, Campuchia…Sinh viên, học viên được tham gia quan sát và thực hành lâm sàng dưới sự giám sát của các bác sĩ giàu kinh nghiệm. Sinh viên quốc tế rất hài lòng khi được học tập và trải nhiệm tại các Viện/trung tâm/khoa của Bệnh viện Bạch Mai. Bên cạnh đó, Bệnh viện cũng tiếp nhận sinh viên Việt Nam đang học tập ở nước ngoài trở về thực tập, tạo điều kiện để các bạn cập nhật kiến thức chuyên môn, làm quen với môi trường y tế trong nước và quốc tế, từ đó nâng cao năng lực toàn diện và hội nhập chuyên sâu.
- Khen thưởng đối ngoại: Bệnh viện thường xuyên ghi nhận và biểu dương các chuyên gia, tổ chức quốc tế có đóng góp tích cực trong đào tạo, nghiên cứu và hợp tác chuyên môn thông qua hình thức tặng giấy khen và thư cảm ơn.
- Hỗ trợ bệnh nhân nước ngoài: Văn phòng đóng vai trò đầu mối trong việc hỗ trợ người nước ngoài đến khám và điều trị tại Bệnh viện trong hợp tác tương hỗ giữa Việt Nam và Lào, Campuchia, Cuba,… đồng thời phối hợp chặt chẽ với các cơ quan liên quan như đại sứ quán, công ty, đơn vị bảo hiểm... nhằm đảm bảo quy trình khám chữa bệnh diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả.
- Tài trợ quốc tế: Văn phòng Bệnh viện là đầu mối kết nối và triển khai hợp tác với các tổ chức quốc tế nhằm tìm kiếm và tiếp nhận các nguồn tài trợ thiết thực, góp phần nâng cao năng lực chuyên môn và chất lượng dịch vụ y tế. Thông qua các chương trình hợp tác này, Bệnh viện đã nhận được sự hỗ trợ quý báu dưới nhiều hình thức như cung cấp trang thiết bị y tế tiên tiến, chuyển giao công nghệ hiện đại, tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn và dài hạn cho cán bộ y tế tại chỗ hoặc tại nước ngoài, cũng như tài trợ cho các dự án nghiên cứu khoa học trong nhiều lĩnh vực y học mũi nhọn.
- Tham gia nghiên cứu quốc tế: Văn phòng Bệnh viện luôn chủ động tham gia và đóng vai trò tích cực trong các dự án nghiên cứu quốc tế, góp phần thúc đẩy hợp tác học thuật, chia sẻ tri thức và nâng cao năng lực nghiên cứu khoa học. Tiêu biểu là các nghiên cứu phối hợp với JIHS (Nhật Bản); nghiên cứu với Carbgem (Nhật Bản) về ứng dụng AI trong định danh vi khuẩn. Bên cạnh đó, Văn phòng Bệnh viện đã phối hợp với hãng tin tức Nihon Denpa (NDN), Nhật Bản thực hiện 03 phim tài liệu về hình ảnh Bệnh viện Bạch Mai vượt qua đại dịch COVID-19, được chiếu trên kênh truyền hình NHK của Nhật Bản.
- Ghi nhận những đóng góp nổi bật trong việc thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ do Đảng ủy và Ban Giám đốc giao phó, Văn phòng Bệnh viện nhiều năm liền được trao tặng bằng khen, giấy khen của Bộ Y tế và Giám đốc Bệnh viện nhờ thành tích xuất sắc trong công tác hành chính, hợp tác quốc tế, phòng chống dịch và các lĩnh vực chuyên môn khác.
5. Một số hình ảnh của đơn vị:
