1. Lịch sử hình thành
- Văn phòng Bệnh viện được thành lập theo Quyết định số 1528/QĐ-BM ngày 31/3/2025 của Bệnh viện Bạch Mai về việc thành lập Văn phòng Bệnh viện trên cơ sở hợp nhất Văn phòng Bệnh viện và phòng Kiểm soát nội bộ.
2. Cơ cấu tổ chức
- Gồm 03 tổ:
- Tổ Hành chính chung;
- Tổ Đối ngoại - Hợp tác quốc tế;
- Tổ Tổng hợp - kiểm soát
3. Chức năng, nhiệm vụ
- Văn phòng Bệnh viện là phòng chức năng thuộc Bệnh viện Bạch Mai, chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Bệnh viện; có chức năng tham mưu, giúp việc cho Đảng ủy, Ban Giám đốc Bệnh viện về công tác hành chính - văn thư; công tác đối ngoại - hợp tác quốc tế và công tác tổng hợp - kiểm soát.
4. Những hoạt động nổi bật
4.1. Công tác Đối ngoại - Hợp tác quốc tế
- Những năm vừa qua, công tác hợp tác quốc tế tại Bệnh viện Bạch Mai đạt được nhiều kết quả nổi bật, góp phần quan trọng vào việc nâng cao vị thế và năng lực chuyên môn của Bệnh viện.
- Đón tiếp đoàn quốc tế:
- Bệnh viện thường xuyên tiếp đón nhiều đoàn khách quốc tế đến từ các quốc gia như Nhật Bản, Hàn Quốc, Hoa Kỳ, Pháp, Úc và nhiều nước khác. Các đoàn đến làm việc với nhiều mục đích như khảo sát, ký kết hợp tác, đào tạo, chuyển giao kỹ thuật, tổ chức hội nghị, hội thảo và triển khai các dự án hợp tác chuyên môn.
Bệnh viện Bạch Mai tiếp Ngài Marc E. Knapper, Đại sứ Hoa Kỳ tại Việt Nam đến thăm và làm việc
Văn phòng Nội các Chính phủ Nhật Bản đến thăm và làm việc tại Bệnh viện
- Đón tiếp các đoàn trong nước:
Văn phòng Bệnh viện là đầu mối tổ
- Ký kết hợp tác quốc tế:
- Bệnh viện đã thiết lập và duy trì quan hệ hợp tác bền vững với nhiều cơ sở y tế, trường đại học, tổ chức quốc tế uy tín. Các thỏa thuận hợp tác tập trung vào đào tạo nguồn nhân lực, chuyển giao kỹ thuật, nghiên cứu khoa học, trao đổi chuyên môn và tiếp nhận sinh viên quốc tế.
Lễ ký kết thỏa thuận hợp tác thành lập Đơn vị đào tạo giả lập ECMO với Công ty Terumo Việt Nam
Lễ ký kết thỏa thuận hợp tác với Viện Đại học Sydney, Úc
- Thực hiện và quản lý dự án hợp tác quốc tế
- Văn phòng đang điều phối 08 dự án hợp tác, trong đó nổi bật có các dự án với NCGM, JPMA, JICA (Nhật Bản), HI (Pháp-Mỹ), FHI360 (Mỹ)… với nhiều hoạt động như chuyển giao kỹ thuật, đào tạo, phục hồi chức năng, sử dụng AI trong y tế, hỗ trợ trang thiết bị…
- Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:
- Bệnh viện tổ chức thường xuyên các hội nghị, hội thảo khoa học có yếu tố quốc tế, trong đó có các hoạt động đào tạo y khoa liên tục thuộc các chuyên ngành như: đột quỵ, ung bướu, tim mạch, nội tiết, truyền nhiễm, dinh dưỡng, hô hấp...
Hội nghị khoa học Kỷ niệm 20 năm thành lập Trung tâm Huyết học và truyền máu, Bệnh viện Bạch Mai
- Đào tạo và sinh viên quốc tế:
- Bệnh viện là điểm đến học tập của hàng trăm sinh viên y quốc tế mỗi năm, đồng thời cử nhiều cán bộ y tế tham gia các chương trình đào tạo, học bổng, trao đổi chuyên môn tại nước ngoài. Ngoài ra, Bệnh viện cũng tiếp nhận sinh viên Việt Nam đang học tập tại nước ngoài trở về thực tập
Sinh viên quốc tế thực tập tại Trung tâm Phục hồi chức năng
Sinh viên quốc tế tham dự sinh hoạt Câu lạc bộ tiếng Anh
- Tài trợ quốc tế:
- Bệnh viện tích cực phối hợp với các tổ chức quốc tế để tiếp nhận tài trợ, hỗ trợ về trang thiết bị, đào tạo và nghiên cứu, góp phần nâng cao chất lượng khám chữa bệnh.
- Hỗ trợ bệnh nhân nước ngoài:
- Văn phòng là đầu mối hỗ trợ người nước ngoài đến khám và điều trị tại Bệnh viện, đồng thời phối hợp với các cơ quan liên quan như đại sứ quán, công ty, bảo hiểm... để đảm bảo quy trình điều trị thuận lợi và hiệu quả.
- - Khen thưởng đối ngoại
Bệnh viện thường xuyên ghi nhận và biểu dương các chuyên gia, tổ chức quốc tế có đóng góp tích cực trong đào tạo, nghiên cứu và hợp tác chuyên môn thông qua hình thức tặng giấy khen và thư cảm ơn.
4.2. Công tác Văn thư – lưu trữ
- Nhằm hiện đại hóa hoạt động quản lý hành chính, Bệnh viện đã triển khai sử dụng phần mềm văn phòng điện tử BM-Office trong toàn viện. Phần mềm hỗ trợ ký duyệt văn bản điện tử, kiểm soát thể thức văn bản, xử lý nhanh chóng và chính xác, đồng thời cho phép truy cập và xử lý văn bản trên thiết bị di động, giúp nâng cao tính linh hoạt và hiệu quả trong điều hành.
- Hệ thống giúp lưu trữ dữ liệu an toàn, dễ dàng tra cứu và có khả năng mở rộng theo nhu cầu phát triển. Cùng với đó, công tác văn thư – lưu trữ tiếp tục được tổ chức bài bản, phục vụ kịp thời các yêu cầu chuyên môn.
- Trung bình mỗi năm, Văn phòng tiếp nhận và xử lý: trên 6.500 công văn đi, khoảng 7.500 công văn đến, gần 6.500 quyết định, gần 4.000 báo giá, gần 1.000 giấy đi đường.
4.3. Công tác thư ký – hành chính
- Văn phòng Bệnh viện đảm nhiệm vai trò trung tâm trong công tác hành chính tổng hợp, tham mưu cho Ban Giám đốc trong xử lý văn bản, kiểm tra, rà soát hồ sơ trước khi ban hành và theo dõi thực hiện.
- Khối lượng công việc hành chính được xử lý trung bình mỗi năm gồm:
- Khoảng 5000 văn bản hành chính/tháng được tiếp nhận, rà soát và trình ký,
- Cấp phát khoảng 13.000 chứng chỉ, chứng nhận đào tạo,
- Điều phối lịch họp toàn viện và gửi trung bình trên 270 tin nhắn/tháng tới lãnh đạo các đơn vị.
- Ngoài ra, Văn phòng thực hiện công tác hiếu hỉ, thăm hỏi cán bộ nhân viên với hơn 130 lượt/năm, thể hiện vai trò gắn kết nội bộ và chăm lo đời sống tinh thần cho cán bộ trong toàn viện.
4.4. Công tác Lễ tân – Hội trường
- Văn phòng phụ trách vận hành hệ thống hội trường, phòng họp của Bệnh viện, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động đối nội và đối ngoại.
- Mỗi năm, Văn phòng phục vụ khoảng:
- 2.600 cuộc họp, hội nghị, hội thảo, lễ ký kết, đón tiếp đoàn,
- Quản lý 6 phòng họp, hội trường
- Công tác lễ tân, hậu cần luôn được tổ chức chuyên nghiệp, chu đáo, đảm bảo thông suốt các hoạt động như: lễ kết nạp Đảng, lớp đào tạo, hội thảo chuyên ngành, đón tiếp đoàn cấp cao trong nước và quốc tế. Mọi sự kiện đều được phục vụ đúng tiến độ, kỹ thuật và yêu cầu về hình ảnh – khánh tiết.
5. Một số ảnh hoạt động
Văn phòng Bệnh viện tham dự Hội thao Bệnh viện Bạch Mai
Văn phòng Bệnh viện đạt giải Nhất Hội diễn văn nghệ “Niềm tin – Khát vọng mùa xuân” năm 2024
